Master Plan IT

MasterPlan IT adalah perencanaan jangka panjang dalam pengembangan Teknologi Informasi untuk mendukung visi dan misi Organisasi. MasterPlan IT secara umum berisi strategi-strategi organisasi dalam memanfaatkan teknologi informasi sebagai pengungkit/enabler dan menambah keunggulan yang kompetitif. MasterPlan IT diawali dengan membahas visi dan misi organisasi sampai pada perencanaan manajemen proyek IT.

Penggunaan Teknologi Informasi (TI) di organisasi semakin banyak dan makin penting. bukan hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi juga dalam proses pengambilan keputusan. Bahkan, di sektor industri perbankan dan keuangan ketergantungan pada IT sangat besar. Tetapi, organisasi tidak boleh terburu-buru mengeluarkan investasi untuk implementasi TI. Perlu memperhitungkan biaya dan manfaat yang diperoleh. Sebab itu, organisasi membutuhkan semacam blue print — yang sering disebut IT masterplan atau IT strategic plan — sebagai dasar Organisasi dalam mengimplementasi IT.

Master Plan intinya berisi rencana strategis Organisasi dalam mengimplementasi dan membangun sistem informasi. Di dalamnya memuat pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan Organisasi. Yang penting dicatat, MasterPlan IT merupakan turunan dari business plan Organisasi. Alasannya, IT diimplementasikan  sebagai alat untuk membantu Organisasi mencapai visi dan misi. Maka, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari Organisasi. Banyak sekali manfaat MasterPlan IT untuk Organisasi. Pertama, MasterPlan IT menjadi dasar bagi perencanaan Organisasi dalam investasi dan implementasi TI serta mempunyai perencanaan yang baik.
Kedua, Organisasi bisa mengurangi berbagai risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT.
Manfaat ketiga, MasterPlan IT bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu Organisasi. Dalam satu tahun misalnya, Organisasi bisa melihat sistem apa saja yang sudah atau belum diimplementasi.

Menurut pengamat IT, Prof. Richardus Eko Indrajit, banyak sekali risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

• Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun
• Banyak aplikasi yang tambal sulam, sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain
• Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan
• Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.Dengan adanya perencanaan yang jelas, Organisasi bisa mengelola risiko tersebut dengan baik sejak awal.

Bagaimana memulai membangun MasterPlan IT untuk Organisasi?,  

Organisasi harus memiliki rencana bisnis terlebih dahulu sebagai acuan MasterPlan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi Organisasi, serta target dan tujuan yang akan dicapai Organisasi dalam kurun waktu tertentu. Kemudian melakukan pendetailan untuk mengetahui informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan. Kebutuhan informasi itu bisa berupa informasi real time tentang kondisi keuangan, profil masyarakat, pelanggan, efektivitas marketing channel, produktivitas setiap pekerja, produktivitas mesin, tingkat inventori, profitabilitas setiap produk, dan berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Organisasi.

Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasi Organisasi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Biasanya, kebutuhan sistem dan TI ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dalam proses ini juga dijabarkan bagaimana Organisasi akan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, SDM (brainware), ataupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasi.

Bagian akhir dari MasterPlan IT adalah manajemen proyek. Pada bagian ini dipetakan proyek TI apa yang menjadi skala prioritas Organisasi dibandingkan dengan proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur kalender implementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya 3-5 tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi Organisasi dalam mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.

Di beberapa kasus, MasterPlan IT biasanya mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan Organisasi. Tentu saja, biaya implementasi TI yang sering sangat mahal itu, akan lebih mudah dikelola dan dikontrol risikonya jika Organisasi mempunyai MasterPlan IT yang baik.

Manfaat MasterPlan IT

• Organisasi bisa mengurangi berbagai risik yang mungkin timbul dalam implementasi IT.
• MasterPlan IT bisa menjadi alat dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu Organisasi.
• MasterPlan IT akan menjadi dasar bagi perencanaan Organisasi dalam investasi dan implementasi teknologi informasi.
• Organisasi bisa mengurangi berbagai resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT.

Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit, banyak sekali resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, Organisasi bisa mengelola resiko tersebut dengan baik sejak awal. Dalam pembuatan MasterPlan IT harus mengacu pada Business Plan Organisasi, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi Organisasi, target dan tujuan yang akan dicapai Organisasi dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan. Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan Organisasi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana Organisasi mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.